一款敏捷企業(yè)費(fèi)控SaaS平臺(tái)是怎樣“煉”成的？

雷鋒網(wǎng)按：2020年的疫情危機(jī)，讓全體企業(yè)主們都意識(shí)到成本控制和費(fèi)用管理的重要性。裁員降薪、縮減業(yè)務(wù)、申請(qǐng)企業(yè)貸款……接連被動(dòng)戰(zhàn)略性調(diào)整下，企業(yè)對(duì)內(nèi)管理陷入了一種未知的焦慮中。如何對(duì)預(yù)算進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，如何嚴(yán)格控制企業(yè)支出？

回顧中國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展，先后經(jīng)歷了會(huì)計(jì)電算化、ERP軟件的應(yīng)用，在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、5G浪潮的當(dāng)下，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理軟件也在升級(jí)。對(duì)于成熟型企業(yè)而言，決策者更為關(guān)注合規(guī)性、費(fèi)用審批和預(yù)算管控，以及能否為企業(yè)降本增效等問題。

然而，即便有了系統(tǒng)性的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方法論，當(dāng)面對(duì)市場(chǎng)中如此多的費(fèi)用管理軟件，決策者有時(shí)也會(huì)不知所措。

“一是明確自身的需求，二是系統(tǒng)的可持續(xù)性，三是有足夠的開放性”，這是易快報(bào)創(chuàng)始人兼CEO馬春荃給出的三點(diǎn)建議。

易快報(bào)CEO 馬春荃

事實(shí)上，在現(xiàn)代服務(wù)業(yè)，有大量的人員出差，一旦涉及多分支機(jī)構(gòu)、多門店辦事處、遠(yuǎn)程作業(yè)等場(chǎng)景，整個(gè)費(fèi)控流程是比較復(fù)雜和低效的；同時(shí)，企業(yè)管理者很難實(shí)現(xiàn)監(jiān)管監(jiān)控，外加缺乏數(shù)字化手段，很難形成歷史數(shù)據(jù)信息的沉淀。

同時(shí)，多數(shù)企業(yè)客戶在標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品試用過后，會(huì)選擇定制化產(chǎn)品的解決方案。這除了與不同企業(yè)部門架構(gòu)和業(yè)務(wù)模式有關(guān)外，更與當(dāng)下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)思路轉(zhuǎn)變時(shí)軟件體系構(gòu)建的差異性相關(guān)。

如何為企業(yè)提供定制化服務(wù)？在近期雷鋒網(wǎng)與易快報(bào)團(tuán)隊(duì)的對(duì)話中，透過易快報(bào)為咖啡連鎖品牌Costa提供企業(yè)費(fèi)控管理解決方案的過程，可以清晰地回答這一問題。

沒有所謂的定制化，只有個(gè)性化的需求

“沒有所謂的定制化服務(wù)，只有個(gè)性化的需求，‘量體裁衣’仍是建立在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。服務(wù)不同規(guī)模的企業(yè)，在產(chǎn)品需求上沒有不同，只有在決策上會(huì)有不同。”馬春荃認(rèn)為。

為此，在溝通Costa項(xiàng)目案例之初，雙方達(dá)成了三點(diǎn)共識(shí)：一是客戶對(duì)SaaS模式的認(rèn)可，產(chǎn)品迭代更新快，交付快；二是服務(wù)商能夠基于現(xiàn)有系統(tǒng)（如CRM和ERP）進(jìn)行集成和擴(kuò)展，并提供標(biāo)準(zhǔn)化的API接口；三是客戶的個(gè)性化訴求，前提一定是既能滿足企業(yè)現(xiàn)有的信息化狀態(tài)，還能滿足其對(duì)費(fèi)控管理的訴求。

在提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)的基礎(chǔ)上，易快報(bào)為其制定了個(gè)性化的解決方案，主要包括以下三個(gè)場(chǎng)景：

•  一是發(fā)票回收。總部需要對(duì)各個(gè)門店的預(yù)付款發(fā)票進(jìn)行集中處理，為此，實(shí)施團(tuán)隊(duì)開發(fā)了發(fā)票回收系統(tǒng)，通過系統(tǒng)發(fā)起補(bǔ)充發(fā)票流程，系統(tǒng)會(huì)記錄并查驗(yàn)發(fā)票信息，無(wú)需財(cái)務(wù)手工錄入查驗(yàn)。

  對(duì)于一個(gè)普通會(huì)計(jì)來(lái)講，發(fā)票查驗(yàn)從過去每月耗費(fèi)近一周時(shí)間，到現(xiàn)在可提高75%的時(shí)間效率。

• 二是預(yù)算費(fèi)控的實(shí)現(xiàn)。按部門、項(xiàng)目、人員、消費(fèi)類型等維度建立企業(yè)預(yù)算費(fèi)控體系，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)算-事中控制-事后分析的全程實(shí)時(shí)費(fèi)控，以及成本控制和利潤(rùn)測(cè)算分析。

• 三是銷售費(fèi)用的查看。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)互通，從財(cái)務(wù)視角建立合規(guī)預(yù)算費(fèi)控，從經(jīng)營(yíng)視角進(jìn)行敏捷分析決策。

據(jù)了解，從建立合作到需求的確定，再到最終整體項(xiàng)目完成驗(yàn)收僅用了不到九個(gè)月時(shí)間。費(fèi)控系統(tǒng)上線后，除了在費(fèi)用審批、生成憑證、統(tǒng)計(jì)和管理方面得到效率極大提升外，業(yè)務(wù)前端方面，各門店店長(zhǎng)通過報(bào)表匯總實(shí)時(shí)查看門店開銷，并依此進(jìn)行下一步計(jì)劃，使門店管理效率得到極大優(yōu)化。

目前，這套系統(tǒng)已經(jīng)通過SaaS的方式在Costa中國(guó)旗下200多家門店成功部署。 

能力之上，構(gòu)建財(cái)務(wù)中臺(tái) 

“一家企業(yè)的財(cái)務(wù)中臺(tái)應(yīng)該是什么樣的？”這樣的疑問，其實(shí)是雷鋒網(wǎng)近期與不同企業(yè)信息化負(fù)責(zé)人溝通時(shí)會(huì)提出的一個(gè)問題。

傳統(tǒng)意義上理解，財(cái)務(wù)中臺(tái)是連接業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)總賬系統(tǒng)之間的橋梁，通過匯集所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行篩選、核算、轉(zhuǎn)換，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并傳入財(cái)務(wù)總賬系統(tǒng)，節(jié)省會(huì)計(jì)核算的人工成本。但直到中臺(tái)火熱的近兩年，很難說(shuō)有哪家企業(yè)做到了這一點(diǎn)。 

一位傳統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化相關(guān)負(fù)責(zé)人曾向雷鋒網(wǎng)表示：“財(cái)務(wù)系統(tǒng)的邏輯是根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的要求和企業(yè)的管理制度制定的，不會(huì)管前面業(yè)務(wù)模塊怎么做業(yè)務(wù)的。”

那么，易快報(bào)提出的“敏捷的企業(yè)財(cái)務(wù)中臺(tái)”又是什么樣的呢？

在后端，直接對(duì)接銀企直聯(lián)，并與用友、金蝶、SAP、Oracle、鼎捷等財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證；對(duì)內(nèi)與企業(yè)現(xiàn)有ERP、OA、CRM等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)無(wú)縫集成；易快報(bào)還在前端連接了企業(yè)消費(fèi)平臺(tái)和發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)，全國(guó)增值稅紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票均可自動(dòng)驗(yàn)真查重和報(bào)銷入賬。

“可能我們換了一種方式和定義，會(huì)以更有效的方式完成數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。因?yàn)楫?dāng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和動(dòng)作同時(shí)完成，可以實(shí)現(xiàn)在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)以財(cái)務(wù)的視角進(jìn)行核算、統(tǒng)計(jì)以及監(jiān)管監(jiān)控，這其實(shí)是與財(cái)務(wù)（數(shù)據(jù)）中臺(tái)的一個(gè)核心不同點(diǎn)。”

在上面的案例中，易快報(bào)實(shí)施團(tuán)隊(duì)主要對(duì)接了企業(yè)的CRM和ERP系統(tǒng)，將合同管理遷移到新系統(tǒng)上，并提供了標(biāo)準(zhǔn)化的API接口。

“易快報(bào)通過與Costa財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，可以從ERP系統(tǒng)中讀取已經(jīng)核算完畢的相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)而通過易快報(bào)的高級(jí)報(bào)表反饋到各個(gè)門店系統(tǒng)中，隨后門店店長(zhǎng)就可通過登錄查看相應(yīng)門店的數(shù)據(jù)情況。此外，由于權(quán)限查看的邏輯設(shè)定，不同門店存在數(shù)據(jù)上的隔絕，彼此查看不到。”

事實(shí)上，在為系統(tǒng)形成基于云的報(bào)銷管理流程后，易快報(bào)還將聚合企業(yè)供應(yīng)商形成交易平臺(tái)，構(gòu)建企業(yè)級(jí)消費(fèi)平臺(tái)。

報(bào)銷這件事情的財(cái)務(wù)決心

“整體來(lái)講，報(bào)銷這件事情一定是由財(cái)務(wù)來(lái)推動(dòng)的，當(dāng)然在有些企業(yè)中也有可能是信息部門來(lái)主導(dǎo)，但財(cái)務(wù)會(huì)更關(guān)心怎么做費(fèi)控、怎么做預(yù)算，這本身也是財(cái)務(wù)的工作內(nèi)容。”馬春荃指出。

眾所周知，費(fèi)用報(bào)銷是企業(yè)成本管理中的第二大資金支出。對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)部門，本質(zhì)上需要有足夠的信息知道自己的資金支出計(jì)劃，才能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)“增效”。

當(dāng)然，對(duì)于多數(shù)企業(yè)客戶來(lái)講，一套數(shù)字化系統(tǒng)的引入還少不了信息部和業(yè)務(wù)部門人員的推動(dòng)。例如，信息部門希望通過信息手段輔助財(cái)務(wù)、企業(yè)進(jìn)行管理，這是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢(shì)下所必需的；而業(yè)務(wù)部門的管理人員需要通過系統(tǒng)知道哪些費(fèi)用是可以花的，花在什么地方。

對(duì)于連鎖企業(yè)而言，相比過去，如今的企業(yè)運(yùn)營(yíng)已從簡(jiǎn)單的粗狂式增長(zhǎng)轉(zhuǎn)為精細(xì)化管理，因此，更需要有一套軟件來(lái)實(shí)時(shí)監(jiān)管或監(jiān)控自身的經(jīng)營(yíng)狀況。

“費(fèi)控?cái)?shù)據(jù)無(wú)法提供給企業(yè)客戶管理方案，但可以提供做決策的數(shù)據(jù)依據(jù)來(lái)支撐管理。”易快報(bào)項(xiàng)目實(shí)施部&客戶成功部總監(jiān)陳旺向雷鋒網(wǎng)解釋。

更多的例子是，綠地集團(tuán)廣東事業(yè)部通過易快報(bào)的報(bào)銷費(fèi)控信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)的決策信息能夠在授權(quán)的前提下得到充分集中、集成和利用，從而幫助企業(yè)落地預(yù)算管理和高效決策。

實(shí)際上，大到集團(tuán)型公司，小到百人以下的中小企業(yè)，從房地產(chǎn)、制造、餐飲等傳統(tǒng)行業(yè)到互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，易快報(bào)已經(jīng)累計(jì)服務(wù)超17.5萬(wàn)家企業(yè)。

總體來(lái)講，隨著云計(jì)算等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟，并受到近年來(lái)國(guó)家相關(guān)政策的影響，云費(fèi)控得到極大的發(fā)展，盡管從目前來(lái)看，云費(fèi)控市場(chǎng)的滲透率遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到理想狀態(tài)，但反映出用戶自身業(yè)務(wù)的成長(zhǎng)，以及對(duì)費(fèi)控SaaS的價(jià)值認(rèn)可始終需要一個(gè)過程。隨著國(guó)內(nèi)疫情逐步得以控制，全面復(fù)工復(fù)產(chǎn)的企業(yè)需求是否會(huì)為SaaS帶來(lái)新的機(jī)會(huì)窗口呢？（雷鋒網(wǎng)）

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